Перенос учеников в CRM из Excel, тетради или телефона за один вечер

Шаг 1. Соберите учеников в одну таблицу

Неважно, где сейчас хранятся данные: в Excel, в тетради или в контактах телефона. Сначала сведите всё в одну простую таблицу. Не пытайтесь сразу перенести всю историю — на старте нужны только те, с кем вы занимаетесь сейчас.

Для импорта достаточно четырёх колонок: Имя, Телефон, Класс и Семья. Колонку «Семья» заполняйте одинаковым значением для братьев и сестёр, например фамилией родителя. Так система поймёт, кого объединить.

Проверьте телефоны: один формат, без лишних пробелов и пометок вроде «мама» внутри номера. Бывших учеников оставьте в старой таблице — при необходимости их можно добавить позже и сразу отправить в архив.

• Имя — как вы обращаетесь к ученику.
• Телефон — ученика или родителя, если ученик младше.
• Класс — числом, например 9.
• Семья — общее название для детей одних родителей.

Шаг 2. Сохраните файл в CSV и загрузите

В Excel или Google Таблицах выберите сохранение в формате CSV. Колонки должны разделяться точкой с запятой, а первая строка — содержать заголовки Имя;Телефон;Класс;Семья. Если таблица открывается кракозябрами, пересохраните её в кодировке UTF-8.

После загрузки пролистайте список учеников. Проверьте несколько карточек выборочно: правильно ли подтянулись телефоны и классы, объединились ли семьи. Мелкие ошибки проще исправить сразу, чем искать через месяц.

Если что-то пошло не так, чаще всего причина в разделителе или кодировке. Откройте файл в обычном текстовом редакторе: каждая строка должна выглядеть как имя, телефон, класс и семья через точку с запятой. Лишние пустые строки в конце таблицы лучше удалить перед сохранением.

Шаг 3. Дополните карточки самым нужным

Импорт создаёт основу, а детали лучше добавлять точечно. Не нужно заполнять всё и сразу — достаточно того, что пригодится на ближайших уроках.

Для учеников выпускных классов укажите экзамен и цель. Если у кого-то постоянная скидка, внесите её сейчас, чтобы стоимость уроков считалась правильно с первого занятия. Контакты родителей добавьте тем, с кем общаетесь через родителя.

Если в старой тетради были важные пометки — слабые темы, договорённости об оплате, особенности ученика, — перенесите их в заметки карточки. Это пять минут работы, которые избавят от необходимости держать старые записи под рукой.

Порядок действий удобный такой: сначала ученики с занятиями на ближайшие два дня, потом все остальные. Если вечер закончится раньше, чем вы рассчитывали, самое срочное уже будет готово.

Шаг 4. Восстановите недельное расписание

Откройте старый календарь или тетрадь и пройдитесь по одной типичной неделе. Для каждого постоянного занятия создайте урок с повтором каждые 7 дней до конца учебного года или до даты, когда планируете пересмотреть расписание.

Перед этим заведите типы занятий — например, «Математика», «Физика», «Подготовка к ЕГЭ» — и дайте каждому свой цвет. Тогда неделя в календаре сразу станет читаемой.

Групповые занятия создавайте как один урок с несколькими участниками. Разовые и нерегулярные уроки на этом этапе можно не переносить: добавите их по мере появления.

Когда неделя готова, откройте следующую и сравните: все ли постоянные занятия повторились на своих местах. Это быстрая проверка, что повтор настроен правильно и ни один ученик не потерялся.

Шаг 5. Внесите стартовые балансы

Это самый ответственный шаг. Возьмите свои записи и для каждого ученика определите состояние расчётов на сегодня: есть ли предоплата, есть ли долг или всё по нулю.

Предоплату внесите как платёж, чтобы следующие уроки списывались с неё. Долг тоже важно отразить сразу, чтобы баланс показывал реальную сумму и напоминания приходили по делу. Если сомневаетесь в цифрах, лучше коротко сверить их с семьёй, чем начинать с ошибки.

Для семей с общим балансом вносите оплату один раз на всю семью, а не на каждого ребёнка отдельно.

Шаг 6. Пригласите учеников и родителей в бот

Когда данные на месте, подключите собственный бот в Telegram или MAX и разошлите ученикам и родителям коды привязки. Короткое сообщение в текущем чате: «Теперь напоминания о занятиях, домашние задания и баланс будут приходить через бот. Нажмите на ссылку и отправьте код».

Не ждите, что подключатся все в первый же день. Напомните тем, кто не успел, перед следующим уроком — обычно этого достаточно.

Родителям младших школьников стоит объяснить, что именно они будут получать: напоминания о занятиях, информацию о балансе и домашних заданиях. Когда понятна польза, подключаются охотнее. Ученикам постарше можно показать, как сдавать домашнее задание через бот или личный кабинет, прямо на ближайшем уроке.

Первая неделя после переезда

Первые дни ведите учёт только в новой системе, даже если тянет продублировать в тетради. Двойной учёт быстро расходится и отнимает силы.

После каждого урока отмечайте проведение и посещаемость, вносите оплаты сразу по факту. В конце недели проверьте балансы нескольких учеников: если списания совпадают с вашими ожиданиями, переезд прошёл успешно, и старую таблицу можно оставить как архив.

Если что-то не сходится, не спешите всё переделывать. Обычно причина в одном уроке без отметки посещаемости или в оплате, внесённой не на тот баланс. Найдите расхождение в истории ученика и поправьте точечно.