CRM в телефоне репетитора: как работать между уроками

Установите CRM на главный экран

Искать закладку в браузере каждый раз неудобно, а вкладки со временем теряются. Если система поддерживает установку веб-приложения, добавьте её на главный экран телефона. Она будет открываться одним нажатием, как обычное приложение.

На Android это обычно пункт «Установить приложение» или «Добавить на главный экран» в меню браузера. На iPhone нужно открыть сайт в Safari, нажать «Поделиться» и выбрать «На экран „Домой“». Один раз войдите в аккаунт, и дальше не придётся вводить пароль при каждом открытии.

Заодно закрепите в мессенджере чат с ботом преподавателя, чтобы он не терялся среди семейных и рабочих переписок.

Утро: расписание на сегодня

Начинайте день с короткого взгляда на расписание. За минуту видно, сколько уроков, с кем и во сколько, нет ли переносов, и какие окна остались свободными.

Полезная привычка — сразу проверить, у кого сегодня урок, но не сдано домашнее задание или есть долг. Тогда о разговоре вы думаете заранее, а не вспоминаете в начале занятия.

Если утром стало ясно, что урок нужно перенести, сразу напишите ученику, а сам перенос в календаре сделайте, когда появится минута. Главное, чтобы ученик узнал об изменении заранее.

• уроки дня по времени;
• переносы и отмены, появившиеся со вчерашнего дня;
• свободные окна для личных дел или переноса;
• ученики, у которых есть долг или несданная работа.

Сразу после урока: посещаемость и домашнее задание

Самое важное дело после урока — завершить его, пока всё свежо в памяти. Через пять часов уже сложно вспомнить, что именно задали и кто из группы не пришёл.

С телефона удобнее всего делать это не через полный интерфейс, а через бота в мессенджере. Отметили, кто был, записали задание текстом или голосом, приложили фото страницы учебника, выбрали срок — и готово. Это занимает пару минут до следующего ученика.

На групповом уроке отмечайте отсутствующих особенно внимательно: от посещаемости зависит, с кого будет списана оплата за занятие.

Голосовое задание особенно выручает в дороге: проговорить «номера 12–15, в пятнадцатом нарисовать график» быстрее, чем набирать текст.

Ответы ученикам и родителям

Сообщения приходят в течение всего дня: вопрос по задаче, просьба перенести урок, уточнение от родителя. Если они разбросаны по разным мессенджерам, ответить быстро с телефона сложно.

Держите переписку по работе в одном месте и отвечайте короткими сообщениями между уроками. Для сложных вопросов по решению достаточно написать «разберём на уроке» или «посмотрю вечером», чтобы ученик не ждал в неизвестности.

Задайте себе рамки: например, не отвечать по рабочим вопросам после определённого часа. Телефон с CRM не должен превращать весь день в рабочий.

Оплата и чек за минуту

Родитель прислал перевод — лучше записать его сразу. Отложенная запись легко забывается, а через неделю приходится сверять выписку банка с перепиской.

С телефона удобно внести платёж на баланс ученика или загрузить фото чека. Главное — не копить такие записи до конца недели.

Если родитель прислал скриншот перевода, сохраните его вместе с платежом. Тогда не придётся искать подтверждение в переписке, когда понадобится сверить баланс.

Раз в неделю, уже за компьютером, сверьте записанные платежи с поступлениями. Если платежи вносились сразу с телефона, такая сверка занимает несколько минут.

Вечер: пять минут, чтобы закрыть день

Перед тем как отложить телефон, проверьте, что все сегодняшние уроки завершены. Незавершённый урок означает, что не отмечена посещаемость, не выдано задание и не учтена оплата.

Затем пролистайте сообщения и отметьте, на что нужно ответить утром. Если пришли сданные работы, решите, какие можно быстро посмотреть сейчас, а какие перенести в завтрашний блок проверки.

Этот короткий ритуал заменяет субботний разбор завалов: к концу недели не остаётся незакрытых уроков и забытых оплат.

• все уроки дня завершены;
• задания выданы, сроки выставлены;
• оплаты и чеки записаны;
• срочные сообщения отвечены.

Что лучше делать за компьютером

Телефон хорош для коротких действий, но не для всего. Задачи, требующие внимания и большого экрана, продуктивнее делать за столом, выделив для них отдельное время.

Разделение простое: всё, что занимает до двух минут и связано с конкретным уроком, — с телефона. Всё, что требует просмотра нескольких учеников или подготовки, — за компьютером. Попробуйте неделю соблюдать это разделение и отметить, какие дела с телефона шли неудобно: их стоит перенести в регулярный блок за столом.

• подготовка онлайн-доски и материалов к урокам;
• подробная проверка сложных работ с пометками;
• планирование расписания на неделю и перенос серий уроков;
• ежемесячный обзор оплат, долгов и заявок;
• импорт учеников и настройка карточек.